Télétravail : comment gérer le travail à distance avec les OKR

Télétravail : comment gérer le travail à distance avec les OKR

Le 16 avril 2021

Avec la crise de la Covid-19, le télétravail a connu un boom. Contraints de travailler à domicile, les collaborateurs ont dû s’adapter pour maintenir leur activité à distance, lutter contre l’isolement et mettre en œuvre une nouvelle organisation de leur temps de travail.

On ne compte plus les études et autres déclarations d’entreprises majeures annonçant l’ancrage du travail à distance une fois la crise passée. Or – nous le constatons au quotidien – le télétravail, qui plus est dans la durée, rend les équipes fragiles encore plus fragiles et les équipes solides encore plus solides…

Bien sûr, en situation de crise, le bon réflexe, c’est de s’adapter. Les équipes – et donc les entreprises – qui gagnent sont celles qui ont su faire de la situation une opportunité pour mettre en œuvre de nouveaux modes de travail, simplifier les processus et développer une nouvelle valeur ajoutée pour leurs clients.

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La gestion des priorités à l’heure du télétravail

L’exercice du management peut s’avérer compliqué quand l’unité de lieu du bureau est remplacée soudainement par des centaines, voire des milliers de bureaux. Les interactions les plus simples – mais jusqu’ici indispensables – comme faciliter la collaboration devant la machine à café ou aider un collègue à résoudre rapidement un problème, ne sont plus possibles.

De fait, il est d’autant plus difficile de partager une vision commune.

Pour le Top Management, il n’était déjà pas aisé, avant la crise sanitaire, d’être clair sur les priorités et les responsabilités de chacun. Cette enquête de la London Business School nous apprenait, déjà en 2015, que seul un tiers des cadres supérieurs et managers interrogés pouvaient énumérer les trois priorités principales de leur entreprise.

Des objectifs précis pour l’efficacité à distance

« Si vous dites à votre équipe d’aller au centre de l’Europe, et que certains partent en France, quand d’autres se rendent en Allemagne ou d’autres encore en Italie… ce n’est pas bon. En tout cas, pas si vous voulez qu’ils aillent tous en Suisse !  », dit un jour Jim Lally, un ancien d’Intel à John Doerr, l’auteur de Measure What Matters. « Quand les vecteurs pointent dans des directions différentes, leur somme donne zéro ».

Fixer des objectifs simples mais précis est absolument indispensable aujourd’hui. Et si votre équipe travaille à distance pour la première fois, la clarté de vos objectifs est encore plus cruciale pour leur efficacité… et leur moral.

C’est là que les OKR (Objectives & Key Results) sont particulièrement utiles car il s’agit d’une méthode simple mais efficace pour communiquer les priorités et les responsabilités.

La méthode OKR a été imaginée pour décrire clairement les principales priorités d’une entreprise et les actions qui doivent être mises en place pour en assurer le succès. Les OKR sont également une matrice utile pour suivre au plus près les progrès et évaluer les performances.

A distance, les OKR améliorent, de façon souvent remarquable, l’exécution des priorités, favorisent la collaboration et génèrent un engagement fort des équipes.

La méthode OKR pour l’engagement des équipes

Les OKR éliminent toute éventuelle hésitation de vos collaborateurs en télétravail sur les priorités clés de votre entreprise et de l’équipe.

Lorsqu’ils sont bien posés, les OKR sont simples. Jean Baptiste Gouin, CEO de TalenCo, explique : « Les OKR sont avant tout un outil de priorisation. Les priorités de l’entreprise vont se décliner au niveau de chaque équipe et aller jusqu’à chaque collaborateur. La magie des OKR réside dans l’équilibre entre les priorités qui viennent du haut et la part que chaque équipe et chaque collaborateur vont eux-mêmes impulser. C’est en cela que les OKR génèrent à la fois de l’innovation et un engagement fort ».

La méthode OKR est aussi un nouveau mode de pilotage de la performance au quotidien.

Jean Baptiste Gouin précise : « Nos propres OKR sont affichés partout dans nos bureaux. Nous les avons en permanence sous les yeux, à toutes les réunions. En distanciel, nous les retrouvons et suivons leur avancée sur une plateforme SaaS spécifique à notre disposition, qui fait partie de notre solution sOKRat® ».

Droit au but : un exemple d’OKR dans le football

Pour comprendre plus concrètement l’intérêt des Objectives & Key Results, voici un exemple d’OKR – simple mais efficace – à l’échelle d’un club de football !

Les OKR d'un club de football
Les OKR d'un club de football

Comme l’indique ce schéma, les OKR précisent les objectifs mais définissent aussi le chemin pour les atteindre : les résultats clés (« Key Results » = KR). Généralement au nombre de trois, ils sont convenus collectivement et répondent à une question simple : à quoi devrait ressembler le succès lorsqu’un objectif est atteint ?

Puis, en cascade, l’ensemble des équipes et des personnes s’approprient des KR spécifiques ou bien les transforment en leurs propres OKR, qui s’alignent alors sur les objectifs prioritaires du collectif. Pour poursuivre l’exemple, voici comment le Directeur Marketing de notre club de football pourrait s’approprier le troisième Key Result (être profitable dès cette année) en le transformant en son propre OKR :

Les OKR du directeur marketing d'un club de football

Les OKR pour un télétravail en toute confiance

Se concentrer sur les résultats souhaités présente l’avantage de décorréler la performance des heures de travail. Avec le travail à distance, les traditionnels « horaires de bureau » ne sont plus vraiment tenables, ni forcément souhaitables ! Au lieu de passer du temps à suivre… son temps, l’équipe peut se concentrer sur le suivi de la progression de ses key results.

La mise en place des OKR induit un management par la confiance basé sur la responsabilisation des collaborateurs.

« Le contrôle permanent des collaborateurs et les politiques de présentéisme ne peuvent fonctionner. (…) Ce sont les livrables et les objectifs atteints qui doivent être mesurés et non le nombre d’heures de connexion » confirmaient Charles Thomas et Samuel Durand dès février 2020 dans « Télétravail : comment créer une culture d’entreprise à distance » (HBR France).

Un rythme propice aux prises de décisions rapides ET équilibrées

Les OKR aident une équipe en distanciel à établir un rythme idéal pour vérifier ses priorités et mesurer ses performances. Généralement, les OKR sont évalués et changés tous les trimestres, mais le système est conçu pour s’ajuster aux différents contextes. Dans certains cas, ce pilotage à court terme peut même atteindre une périodicité mensuelle !

S’il est rare de prendre de bonnes décisions dans l’urgence, il devient possible de prendre de bonnes décisions rapidement grâce aux OKR qui permettent de rester aligné sur des priorités claires (voire de les redéfinir)… sans confondre vitesse et précipitation ! Faire une pause, réfléchir et poser les bonnes questions… hier un luxe, aujourd’hui le quotidien d’un grand nombre d’entreprises passées à la méthode OKR.

Enfin, la révision régulière des OKR permet de les ajuster selon l’évolution des besoins et des priorités de l’entreprise et des collaborateurs, tout en entretenant une conversation continue – même à distance – sur ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui peut être abandonné.

Attention ! Si la méthode OKR est simple et redoutable d’efficacité pour déployer concrètement une stratégie d’entreprise, sa mise en œuvre reste exigeante, qui plus est dans un contexte de télétravail. Que vous veniez seulement de commencer à travailler à distance ou que vous y soyez habitués depuis des années, suivre une formation courte aux OKR est indispensable pour mieux activer la méthode et ainsi garantir la performance de vos équipes.

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